マンションの管理組合有、管理自主管理の場合の書類の取り寄せ

今日は、１０８軒のピンポンでした。正直なところ成果らしい成果はなく、ナッシングな一日だったとも言えます。しかし、全く収穫がなかったわけではありません。訪問の中で、マンション管理に関するちょっとした学びや気づきがありました。

あるマンションでは「自主管理」を採用しており、管理組合は存在するのですが、理事長は持ち回り制で担当しているとのことでした。つまり、区分所有者の誰かが順番に理事長を務め、その実務部分は賃貸人（代理人）に任せている、という仕組みです。こうした場合、「修繕履歴や管理に関する書類は、どのようにして取り寄せることができるのか」という点が気になりました。

調べてみると、マンション管理組合の理事長の代理人が、たとえ管理書類を保管・管理していたとしても、修繕履歴などの書類の交付義務は、最終的には理事長に帰属するということがわかります。区分所有法の定めにより、管理組合の代表者は理事長であり、理事長は組合員に対して管理に関する情報を提供する責任を負っています。代理人はあくまで理事長から委任を受けて事務を代行しているにすぎず、法的責任の主体はあくまで理事長本人ということです。

したがって、組合員が修繕履歴などの書類を入手したい場合は、まず「理事長宛てに請求する」のが正しい手続きです。実務の現場では、代理人が窓口となって書類を交付することが多いのですが、もし代理人が交付を拒んだとしても、その責任は理事長に及ぶことになります。言い換えれば、代理人も理事長からの委任の範囲内で組合員への交付に応じる義務を持つ、と解されます。

結論として、修繕履歴などの重要書類の交付義務は理事長が負い、代理人は理事長の委任に基づいて実務的に対応する立場にあります。そのため、請求は理事長宛てに行い、実務は代理人が窓口として対応する、という流れが最も望ましいといえるでしょう。

このように、今日の営業活動の中で出会った一見何気ない出来事が、マンション管理の実務や法的な仕組みを理解するきっかけとなりました。収穫ゼロではなく、むしろ今後の営業や交渉に役立つ知識を得られたと考えれば、価値のある一日だったといえそうです。